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いつも不気味に思うことのがあります。些細なことなんですが。それは、WordやPowerPointなどで絵や写真を貼り付ける時に、何故大きな画像データをそのまま使うのか、ということなのです。例えば、10cm×10cm程度の部分に500万画素の写真データとかスキャンした画像データとかをそのまま貼り付けてあるファイルを見た時なのです。そういうのが10個所もあれば当然ファイル容量も20MBを超えるだろう。でも10頁程度の資料なのに...。圧縮しても5MBもあるから素直に伝送出来やしない。そんな時には、内容がどんなにすばらしくても「ええい、どうしてやろうか、このこのこの！」と思ってしまいます。また、最初は快適なスピードだったのだが最近それを編集するとだんだん重くなってきてしまって一体どうしたものか、といわれてみてみると、さもありなん（上に同じ）、となってしまって、...、これは仕方ないですね、これだけ大きなファイルだと、バックアップはこまめにしてください、と答えるしかありません（これでいいのかは置いておいて）。
僕の場合、そういうような文書を作る場合には、そのまま貼り付けないで、大抵何らかの加工をしてから貼り付けるのですが。その主な理由は文書のファイルサイズを小さくするためなのですが、何故ファイルサイズを小さくするかというと、文書の編集作業をストレス無く行うためなのです。じゃ、何故ファイルサイズを小さくすると編集作業がよくなるかというと、メモリ使用量が減るからです。メモリ使用量が多くなるとディスク上の仮想メモリの使用量が増えます。ディスクはメモリよりアクセスするスピードが絶対的に遅いので、できるだけ仮想メモリの使用を減らしたいのです。また文書ファイルを開く時間もファイルサイズによります。当然保存する時間も影響を受けます。メモリ使用量が多くなればなるほど、動作に不安定さが出てくる可能性が増える（と思っている）ので、保存する回数も増えることになって、作業効率がますます落ちます。あぁ嫌だ。
高速なCPUと余裕十分な大容量メモリがあればいいのだ！、という指摘は無視しておいて、さらにいまだにメモリは256MBなのだが、これも置いておいて、...、このまま続けます。
それでは画像データはそんなにサイズが大きいのか、ちょっと考えてみます。これが大きいのです。
とりあえず、1ドットのサイズで考えてみると、グレイスケールじゃない只の白黒の場合は2色なので1ビットだけですが、白黒写真などのグレイスケールの場合は一般的には256階調（白から黒まで256段階あります）なので2の8乗の256色で8ビット（1バイト）になります。カラー写真などの場合は光の3原色の1色毎に256階調あるとして256×256×256で2の24乗の16,777,216色（約1677万色）なので24ビット（3バイト）にもなります。言い換えると3原色の1色で1バイトということになります。まとめると1ドットあたりのメモリ使用量は、白黒/グレイスケール/フルカラーで1/8/24ビットです。
ならば15インチ液晶モニターのサイズの1024×768ドットの場合だと786,432ドットなので、白黒/グレイスケール/フルカラーで96KB/768KB/2.25MBになります。デジカメだと、300万画素では2048×1536ドットで白黒/グレイスケール/フルカラーで384KB/3MB/9MB、500万画素では2560×1920ドットで白黒/グレイスケール/フルカラーで600KB/約4.7MB/約14MBになります。デジカメの場合はJPEG圧縮してあるのでこれより大幅にファイルサイズは小さいですが、貼り付けた時にはメモリはこのくらい使うのだと考えておいてください。
これがスキャナーでスキャンした画像はどうなるかというと、dpiという要素が入ってきます。72dpi、144dpi、300dpiや400dpiなどどいうのがそれです。1インチ内のドットの数のことで、数字が大きくなるほどサイズも大きくなります。A4で1枚スキャンした場合を考えてみると、1インチは約2.54cmなので、A4用紙は21.0×29.7cmだから約8.27×11.69cmとして、72dpiだと595×842ドットで白黒/グレイスケール/フルカラーで61KB/489KB/1.43MBビット、144dpiだと1191×1684ドットで白黒/グレイスケール/フルカラーで245KB/1.91MB/5.74MBビット、300dpiだと2480×3508ドットで白黒/グレイスケール/フルカラーで1MB/8.3MB/24.9MBビット、400dpiだと3307×4677ドットで白黒/グレイスケール/フルカラーで1.84MB/17.75MB/44.25MBビット(数値は全て概ねの値）になります。デジカメの場合同様ファイルは何らかの圧縮がかかった形式で保存されるのでファイルサイズは小さいですが、貼り付けた時にはメモリはこのくらい使うのだと考えておいてください。
これらの数値を見てもらえば、特にカラーデータは非常に大きいことが明らかです（だと思うが）。一時期携帯電話のパケット料金が多くて問題（使用した心当たりが無い人が多かった）になったことがありますが、カラー画像を頻繁にiモードとかで見ているなら、従量制のパケット料金は膨大になってしまいます。
例えば、A4で一枚のWord文書に500万画素のデジカメでとった写真を1枚貼り付けるだけで、またスキャンした画像を数枚貼り付けただけで、10KBだったのが10MBを超えるかもしれません。Word上で表示サイズを縮小しても画像データはオリジナルのままなので（だから文書ファイルサイズは変わりません）、こんな小さな写真一枚で、ということもあります。厳密にはWordなどのソフトでは内部形式に展開してメモリ上で画像処理を行っている（と思うが）ので、数値としては違うのでしょうが、画像データが大きいことは間違いありません。
Wordなどは印刷するために使うのでまだしも、主に画面表示なPowerPointなどでは只々重くするだけです（画面サイズ以上の画像データは必要ないはず）。画像データを貼り付ける場合にはそれなりに考えてサイズを調整した方が、文書ファイルサイズを小さくすることができるというものです。
個人的には、Wordなどで印刷する場合、通常は1/2、1/4、場合によっては1/8程度で印刷することを考えて、画像データを用意します。言い換えると1/4に縮小しても激しく大きい場合は画像データが大きすぎるのでさらにサイズを変更してしまうということです。カラー印刷しない場合にはカラー画像を使う意味が無いので、グレイスケールに変換してしまうこともありますが、サイズ調整の方が効果があるのであまりしません。PowerPointなどの画面表示が目的の場合、実寸か1/2で使用することを考えて、画像データを用意します。
では、どうやって画像データのサイズを変更するかですが、もう（予想以上に）文章が長くなりすぎたので、ヒントを少しだけ書いて、終わりにしたいと思います。やってみると意外に簡単なことです。
デジカメやスキャナーからPCにデータを取り込んだソフトを調べてみましょう。説明書とかで。キーワードは「サイズ変更」です。また、画像データのアイコンをダブルクリックして開いたソフトを調べてみましょう。それにはメニューバーをチェックすることです。キーワードは同じく「イメージ」とか「サイズ変更」です。
フリーウェアで何とかしようとする場合は、キーワードは「画像」「サイズ変更」です。フォルダの中のファイルを一括処理してくれるものもあります。
元の画像データのバックアップを取っておいて、いろいろと試してみましょう。人に教えてもらうのは一番最後です。
※言葉尻が濁っていたりするのは（トホホなことに）本人が業務システムしかしたことがなく（面倒臭くて）遊びですら画像処理とかをやったことがなくて（が主な理由で）自信が無いからです。